أنشطة الرقابة الداخلية

أنشطة الرقابة الداخلية

1. نظام الرقابة الداخلية
2. أنشطة إدارات "إدارة المراجعة الداخلية " و "إدارة الحوكمة والالتزام" و"إدارة المخاطر "
1. إدارة المراجعة الداخلية
2. إدارة الحوكمة والالتزام
3. إدارة المخاطر

1) نظام الرقابة الداخلية:

يتعين على مجلس إدارة الشركة اعتماد نظام رقابة داخلية لتقييم السياسات والإجراءات المتعلقة بإدارة المخاطر وتطبيق أحكام قواعد الحوكمة الخاصة بها والتي تعتمدها صافولا، والتقيد بالأنظمة واللوائح ذات الصلة، ويجب أن يضمن هذا النظام اتباع معايير واضحة للمسؤولية في جميع المستويات التنفيذية في الشركة وأن تعاملات الأطراف ذات العلاقة تتم وفقاً للأحكام والضوابط الخاصة بها.

2) أنشطة إدارات "إدارة المراجعة الداخلية " و "إدارة الحوكمة والالتزام" و"إدارة المخاطر ":

2-1( تنشئ الشركة – في سبيل تنفيذ نظام الرقابة الداخلية – وحدات أو إدارات لتقييم وإدارة المخاطر، والمراجعة الداخلية وإدارة الحوكمة والالتزام.

2-2) يجوز للشركة الاستعانة بجهات خارجية لممارسة مهام واختصاصات وحدات أو إدارات تقييم وإدارة المخاطر، والمراجعة الداخلية، وإدارة الحوكمة والالتزام ولا يخل ذلك بمسؤولية الشركة عن تلك المهام والاختصاصات.

2-3) الفصل بين مهام إدارة المخاطر ومهام إدارة المراجعة الداخلية بما يضمن استقلالية كل منهما عن الآخر.

أ) إدارة المراجعة الداخلية

أ-1) مهام إدارة المراجعة الداخلية

تتولى وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية تقييم نظام الرقابة الداخلية والإشراف على تطبيقه، والتحقق من مدى التزام الشركة وعامليها بالأنظمة واللوائح والتعليمات السارية وسياسات الشركة وإجراءاتها. وتتكون وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية من مراجع داخلي عل الأقل توصي بتعيينه لجنة المراجعة ويكون مسؤولاً أمامها، على أن تحدَّد مكافآت مدير وحدة أو إدارة المراجعة بناءً على اقتراح لجنة المراجعة وفقاً لسياسات الشركة.

ويراعى في تكوين وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية وعملها ما يلي:

1. أن تتوافر في العاملين بها الكفاءة والاستقلال والتدريب المناسب، وألا يكلفوا بأي أعمال أخرى سوى أعمال المراجعة الداخلية ونظام الرقابة الداخلية.
2. أن ترفع الوحدة أو الإدارة تقاريرها إلى لجنة المراجعة، وأن ترتبط بها وتكون مسؤولة أمامها.
3. أن تُمكَّن الوحدة أو الإدارة من الاطلاع على المعلومات والمستندات والوثائق والحصول عليها دون قيد.

أ-2) خطة المراجعة الداخلية:

تعمل وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية وفق خطة شاملة للمراجعة معتمدة من لجنة المراجعة، وتُحدَّث هذه الخطة سنوياً. ويجب مراجعة الأنشطة والعمليات الرئيسة، بما في ذلك أنشطة إدارة المخاطر وإدارة الالتزام، سنوياً على الأقل.

أ-3) تقرير المراجعة الداخلية:

1. تعد وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية تقريراً مكتوباً عن أعمالها وتقدمه إلى مجلس الإدارة ولجنة المراجعة بشكل ربع سنوي على الأقل. ويجب أن يتضمن هذا التقرير تقييماً لنظام الرقابة الداخلية في الشركة وما خلُصت إليه الوحدة أو الإدارة من نتائج وتوصيات، وبيان الإجراءات التي اتخذتها كل إدارة بشأن معاجلة نتائج وتوصيات المراجعة السابقة وأي ملاحظات بشأنها لاسيما في حال عدم المعالجة في الوقت المناسب ودواعي ذلك.
2. تعد وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية تقريراً عاماً مكتوباً وتقدمه إلى مجلس الإدارة ولجنة المراجعة بشأن عمليات المراجعة التي أجريت خلال السنة المالية ومقارنتها مع الخطة المعتمدة، وتبين فيه أسباب أي إخلال أو انحراف عن الخطة – إن وجد – خلال الربع التالي لنهاية السنة المالية المعينة.
3. يحدد مجلس الإدارة نطاق تقرير وحدة أو إدارة المراجعة الداخلية بناءً على توصية لجنة المراجعة ووحدة أو إدارة المراجعة الداخلية، على أن يتضمن التقرير بصورة خاصة ما يلي:
   • إجراءات الرقابة والإشراف على الشؤون المالية والاستثمارات وإدارة المخاطر.
   • تقييم تطور عوامل المخاطر في الشركة والأنظمة الموجودة، لمواجهة التغييرات الجذرية أو غير المتوقعة في السوق المالية.
   • تقييم أداء مجلس الإدارة والإدارة العليا في تطبيق نظام الرقابة الداخلية، بما في ذلك تحديد عدد المرات التي أخطر فيها المجلس بمسائل رقابية (بما في ذلك إدارة المخاطر( والطريقة التي عالج بها هذه المسائل.
   • أوجه الإخفاق في تطبيق الرقابة الداخلية أو مواطن الضعف في تطبيقها أو حالات الطوارئ التي أثرت أو قد تؤثر في الأداء المالي للشركة، والإجراء الذي اتبعته الشركة في معاجلة هذا الإخفاق (لاسيما المشكلات المفصح عنها في التقارير السنوية للشركة وبياناتها المالية)
   • مدى تقيد الشركة بأنظمة الرقابة الداخلية عند تحديد المخاطر وإدارتها.
   • المعلومات التي تصف عمليات إدارة المخاطر في الشركة.

أ-4) حفظ تقارير المراجعة الداخلية:

يتعين على الشركة حفظ تقارير المراجعة ومستندات العمل متضمنة بوضوح ما أنجز وما خلصت إليه من نتائج وتوصيات وما قد اتخذ بشأنها.

ب) إدارة الحوكمة والالتزام:

تهدف إدارة الحوكمة والالتزام إلى التطبيق الفعال لقواعد الحوكمة بالشركة، وتتبع للرئيس التنفيذي أو العضو المنتدب (إن وجد)، وتقوم برفع تقارير أدائها له، كما تقوم برفع تقاريرها للجنة الحوكمة (إن وجدت)، ومن أبرز مهام إدارة الحوكمة والالتزام ما يلي:

• التأكد من التزام الشركة واستيفائها لمتطلبات الحوكمة من خلال تطبيق الأنظمة واللوائح والتعليمات الصادرة من هيئة السوق المالية والجهات الرقابية الأخرى ذات العلاقة والنظام الأساس للشركة.
• تطوير اللوائح والقواعد والسياسات الداخلية ذات العلاقة بالحوكمة والالتزام بما لا يتعارض مع الأنظمة التي تصدرها الجهات المشرعة، والتحقق من التزام الشركة بها، واقتراح تعديلها وتحديثها وفقاً للمتطلبات النظامية وأفضل الممارسات حسب الحاجة.
• اتخاذ الإجراءات الوقائية التي تضمن للشركة تحقيق الالتزام وتجنب المخالفات وتقييم مدى ملاءمتها بصفة مستمرة.
• تقديم الاستشارات اللازمة لمجلس الإدارة ولجانه والإدارة التنفيذية في مجال الحوكمة وتطبيقاتها.
• إطلاع أعضاء مجلس الإدارة ولجانه دوماً على التطورات في مجال الحوكمة وأفضل الممارسات.
• إعداد الردود اللازمة على الاستفسارات الواردة من الجهات النظامية ذات العلاقة بالحوكمة والالتزام
• الإعداد والتنسيق مع الجهات والوكالات المحلية والدولية المهتمين بتقييم جهود الشركة في مجال الحوكمة ومنح الجوائز مما يعزز سمعة الشركة في مجال الحوكمة المؤسسة والشفافية.
• تطوير سجل للمعاملات مع أطراف ذات العلاقة لأعضاء المجلس وكبار التنفيذيين وأقربائهم وكبار المساهمين وتحديثه بصفة مستمرة بالتعاون مع إدارة المجموعة وشركاتها الفرعية والأشخاص المعنيين.
• إعداد التقرير السنوي للحوكمة والالتزام والتقارير الدورية ذات العلاقة وضمان استيفائها للمعايير والمتطلبات النظامية.
• الإعداد والترتيب لاجتماعات الجمعية العامة العادية وغير العادية في ضوء ما ورد في الفصل الثاني الخاص بجمعيات المساهمين من لائحة الحوكمة الصادرة من هيئة السوق المالية والنظام الأساس للشركة.
• مراجعة محاضر وقرارات مجلس الإدارة واللجان لإبداء أي ملاحظات حولها (إن وجدت) في ضوء متطلبات الحوكمة والأنظمة ذات العلاقة وجدول الصلاحيات المعتمد من قبل المجلس لتأكيد عملية الإلتزام والتوافق.
• مراجعة كافة الافصاحات الجوهرية التي يمكن أن تأثر على سعر الورقة المالية قبل نشرها بما في ذلك الدوريات والنشرات والمواد الإعلامية التي تصدرها الشركة وما ينشر على الموقع الإلكتروني للشركة ومواقع التواصل الاجتماعي للتأكد من توافقها مع الأنظمة والقوانين للشركات المساهمة المدرجة لتجنيب الشركة أي مخالفات قد تحدث نتيجة لذلك.
• إدارة الأنظمة التشغيلية وحساب الشركة لدى كل من الهيئة والسوق المالية (تداول) وتحديثهما بصفة دورية.
• إعداد الإعلانات والإفصاحات الخاصة بالشركة والتأكد من استيفائها للمتطلبات والإشراف على نشرها على موقع تداول وتعميمها على أعضاء المجلس وكبار التنفيذيين، بالإضافة إلى إطلاعهم على الإعلانات الخاصة بالشركات المدرجة وإعلانات الهيئة ذات العلاقة التي تنشر على موقع تداول أو الهيئة بصفة مستمرة عبر ضابط الحوكمة والإلتزام.

ويجوز للشركة -الاستعانة من وقت لآخر -بجهة خارجية متخصصة لمساعدتها في تطوير أنظمة ولوائح الحوكمة لتماشى مع الممارسات الدولية الرائدة في مجال الحوكمة والالتزام.

ج) إدارة المخاطر:

ج-1) سياسات وإجراءات إدارة المخاطر:

تهدف هذه السياسة إلى تحقيق إدارة فعّالة لإدارة المخاطر بالمجموعة وشركاتها الفرعية. وفي سبيل ذلك يقوم مجلس الإدارة ولجان الشركة المختلفة بما في ذلك لجنة المخاطر (إن وجدت) ولجنة المراجعة ولجنة الاستمثار ولجنة المكافآت والترشيحات والإدارة التنفيذية بالإشراف على أنشطة وأعمال إدارة المخاطر (كل في مجال إختصاصه)، ويعتبر مجلس الإدارة مسؤولاً من التأكد من أن الإجراءات والتدابير اللازمة لإدارة المخاطر يتم العمل بموجبها بفعالية وكفاءة، مما يؤدي إلى تحقيق الأهداف الاستراتيجية والتشغيلية والتجارية للشركة، وللمجلس اتخاذ ما يراه مناسباً من تدابير وآليات لتحقيق هذا الغرض، بما في ذلك تكوين وحدة خاصة في الشركة لإدارة المخاطر.

إن صافولا - مثلها مثل أي كيان اقتصادي- تتعرَّض لبعض المخاطر من خلال طبيعة نشاطها التجاري كشركة تعمل في مجال السلع والأغذية الأساسية والتجزئة والاستثمارات الأخرى، ومن أبرز المخاطر التي من المحتمل أن تتعرُّض لها أعمال المجموعة  (المخاطر الجيوسياسية الناتجة عن عمليات المجموعة خارج المملكة وكذلك أخطار المضاربة والتذبذب في أسعار السلع والمواد الخام في مجال الأغذية محلياً وعالمياً، والمخاطر المرتبطة بالتوسع والمنافسة والانتشار الجغرافي لعمليات الشركة وتذبذب أسعار العملات الأجنبية مقابل الريال السعودي أو العملات المحلية للدول التي تعمل فيها والتضخم الذي يحدث لاقتصاديات بعض الدول التي للمجموعة شركات فرعية بها، ومخاطر تتعلق بالدخول في استثمارات جديدة، والمخاطر التي قد تنشأ وترتبط بالأوضاع الاقتصادية والسياسية في البلدان المختلفة التي تعمل فيها أو تصدر لها المجموعة منتجاتها، كما هو عليه الحال في عدد من دول المنطقة التي تعاني بعض الإضرابات والأحداث، والتي تأثرت بها عمليات المجموعة في تلك الدول  وغيرها من المخاطر التي تفرضها طبيعة أعمال الشركة واستثماراتها المتنوعة.

وضمن سياسة الشركة في إدارة هذه المخاطر بناء آليات وإجراءات يتم من خلالها مراقبة المخاطر التي تتعرض لها الشركة عن كثب عبر مجلس إدارتها ولجان الشركة القائمة والإدارة التنفيذية وفرق العمل في الشركات الفرعية ووحدة إدارة المخاطر (إن وجدت) ولجنة إدارة المخاطر (إن وجدت)، حيث إن للشركات الفرعية سياسات وخطط وإجراءات وتدابير في هذا الجانب. تعمل الشركة بصورة مستمرة على تنمية وتطوير أنظمتها القائمة في مجال إدارة المخاطر وتحديثها. كما تقوم المجموعة بالإفصاح السنوي عن التصور العام للمخاطر المحتملة من خلال التقرير السنوي لمجلس إدارتها.

ومن أنواع المخاطر التي تتعرض لها المجموعة وتقوم بإدارتها عبر الآليات المشار إليها في هذه السياسة هي (مخاطر الائتمان، ومخاطر العملات، ومخاطر القيمة العادلة والتدفقات النقدية لأسعار الفائدة، ومخاطر السيولة، ومخاطر الأسعار، والكوادر البشرية، التوافق مع القوانين والأنظمة، والاستثمارات وغيرها).  

وضمن آليات وإجراءات إدارة المخاطر، تقوم الشركة بتطوير برنامج متكامل لإدارة المخاطر المؤسسية (ERM) بالمجموعة وتفعيله عن طريق نظام آلي (GRC) والذي تم تطويره من قبل الشركة بالاستعانة بجهة استشارية متخصصة في هذا المجال والذي تشرف عليه الإدارة التنفيذية بالإضافة إلى لجنة المراجعة في حدود صلاحياتها واختصاصاتها، حيث يهدف إلى تعزيز المشاركة الفعالة من مجلس الإدارة وفريق الإدارة التنفيذي في عملية إدارة المخاطر لضمان رؤية موحدة للمخاطر التي تواجها المجموعة.

ج-2) وحدة إدارة المخاطر:

تتبع وحدة إدارة المخاطر للرئيس التنفيذي أو العضو المنتدب (إن وجد) أو أي تنفيذي آخر، وتقوم برفع تقارير أدائها له، كما تقوم برفع تقاريرها للجنة المخاطر (إن وجدت). وهي إدارة مستقلة تماماً عن إدارة المراجعة الداخلية. ويتم تقديم تقارير مستمرة من الإدارة التنفيذية للمجلس حول أعمال إدارة المخاطر في ضوء اختصاصاتها المتعلقة بإدارة المخاطر والمضمنة في هذا الدليل.

ومن أبرز مهام وحدة أو إدارة المخاطر ما يلي:

• تطوير استراتيجية وخطط وسياسات وإجراءات وتدابير فعّالة لأنظمة وإدارة المخاطر بمجموعة صافولا وشركاتها الفرعية لتحديد وتقييم المخاطر وذلك لتحديد أوجه القصور بها ومعالجتها.
• تنفيذ خطط واستراتيجية إدارة المخاطر.
• مراقبة المخاطر التي قد تتعرض لها مجموعة صافولا وشركاتها الفرعية ومدى تحملها لتلك المخاطر وإجراء عمليات التقييم المستمرة بهذا الخصوص.
• وضع خطة للأزمات والطوارئ.
• التنسيق مع الإدارة التنفيذية لمجموعة صافولا والشركات الفرعية التابعة لضمان فاعلية وكفاءة نظام إدارة المخاطر وضمان تنفيذه.
• إعداد تقارير حول التعرض للمخاطر والخطوات المقترحة لإدارة هذه المخاطر، ورفعها إلى مجلس الإدارة.
• دراسة ومراجعة ما تثيره لجنة المراجعة من مسائل قد تؤثر في إدارة المخاطر في الشركة.
• أي مهام إضافية أخرى تسند إليها في ضوء طبيعة عمل ومهام إدارة المخاطر تهدف إلى تعزيز كفاءتها وفعاليتها. 

ويجوز للشركة الاستعانة من وقت لآخر بجهة خارجية متخصصة لمساعدتها في تطوير أنظمة وخطط إدارة المخاطر وتنفيذها بفاعلية وكفاءة.