1) تنظيم العلاقات مع أصحاب المصالح :
على مجلس الإدارة وضع سياسات وإجراءات واضحة ومكتوبة لتنظيم العلاقة مع أصحاب المصالح بهدف حمايتهم وحفظ حقوقهم، على أن تتضمن المتطلبات المنصوص عليها في المادة (83) من لائحة الحوكمة الصادرة عن هيئة السوق المالية. وفي ضوء ذلك قام المجلس بتطوير السياسة التالية:
سياسة علاقات أصحاب المصالح
1) الغرض
الغرض من هذه السياسة هو وضع المبادئ والأسس الاسترشادية التي تحكم مجموعة صافولا بخصوص علاقاتها مع أصحاب المصالح الذين تربطهم علاقة بمجموعة صافولا ("صافولا" أو "الشركة") وتمكينهم من رفع الشكاوى والتظلمات والتبليغ عن الممارسات المخالفة.
2) نظرة عامة
إن مجلس إدارة صافولا ملتزم بتطبيق أفضل المعايير الأخلاقية، حيث إن صافولا تسعى بأن يكون لدى أصحاب المصالح التزام وقناعة قوية وثقة تجاه التعامل معها. ويمكن تعريف أصحاب المصالح بأنهم أفراد أو مجموعة من الأفراد الذين لديهم مصلحة مباشرة أو غير مباشرة مع الشركة يمكن أن يتأثروا بإجراءات وأهداف وسياسات الشركة. ويشمل أصحاب المصلحة الرئيسيين في الشركة "المساهمين والجهاز الإداري والموظفين والزبائن والدائنين والبنوك والموردين والجهات الحكومية والمجتمع ككل ".
ومن أجل تطوير علاقات ناجحة مع أصحاب المصلحة، تتبع صافولا المبادئ التالية:
- يحق لأصحاب المصالح الذين يتأثرون بأعمال وأنشطة صافولا الاطلاع على أنشطة الشركة في ضوء الأنظمة والقوانين، ومشاركتهم بشفافية فيما يخص مصالحهم وفيما يتعلق بالقضايا والفرص التي تؤثر عليهم.
- تزويد أصحاب المصالح بالمعلومات اللازمة وفي الوقت المناسب فيما يخص أعمال الشركة وبما لا يتعارض مع الأنظمة والقوانين.
- سوف تسعى صافولا جاهدة إلى الحصول على تغذية راجعة (Feedback) من أصحاب المصلحة حول قراراتها التي تتخذها فيما يتعلق بأعمالها وأنشطتها وبما لا يتعارض مع النظام.
- تسعى صافولا لتشجيع أصحاب المصالح على تحديد الطريقة والوسيلة التي يرغبون التواصل عبرها للحصول على آرائهم، وفي ضوء ذلك، ستسعى المجموعة جاهدة للحفاظ على المرونة والاستجابة لخيارات أصحاب المصالح.
- تحترم صافولا قيم وثقافة كل صاحب مصلحة.
- ينبغي على صافولا التأكد من أن تعاملها مع أعضاء مجلس إدارتها والأطراف ذات العلاقة يجري وفقاً للشروط والأحكام المتبعة مع أصحاب المصالح من دون أي تمييز أو تفضيل.
3) أصحاب المصلحة الرئيسيين
ويوضح الجدول أدناه هذه المجموعات من أصحاب المصلحة ومصالحهم الرئيسة وتأثيرهم على صافولا:
أصحاب المصالح | دور الشركة تجاه أصحاب المصالح |
أ) المساهمين
| تلتزم مجموعة صافولا بخلق قيمة مضافة مستدامة للمساهمين بهدف تعظيم استثماراتهم وتحقيق عوائد مالية معقولة والعمل دوما لصالحهم وحماية حقوقهم الواردة في النظام الأساس للشركة والتي تحددها اللوائح والأنظمة ذات العلاقة. |
ب) البنوك والمقرضون الآخرون (الدائنون، المستثمرون المؤسسين)
| يجب على صافولا أن تولي اهتمام خاص بالتزاماتها تجاه البنوك والمؤسسات المالية التي تتعامل معها، حيث سيكون لدى العديد من الدائنين والممولين تعهدات وشروط والتزامات مالية مسبقة تتطلب من مجموعة صافولا الوفاء بها للحصول على تمويل من هذه الجهات. ينبغي أن يكون لدى أعضاء مجلس الإدارة تفهم واضح لهذه المتطلبات وضمان أن تقوم الإدارة بمراقبة موقف صافولا بشكل مناسب لضمان عدم الإخلال بهذه التعهدات والشروط حتى لا يترتب على عدم الوفاء بها أي جزاءات أو عقوبات أو عواقب أخرى تضر بمصالح أو علاقات الشركة. وبالإضافة إلى ذلك، ينبغي الحرص على إقامة اتصالات مستمرة مع ممولي صافولا، وإشراكهم في حوارات دورية والاستجابة بطريقة إيجابية للمعلومات التي يطلبونها وبما لا يتعارض من النظام.
وينبغي على صافولا احترام دائنيها، ومن المهم تفهم احتياجات المساهمين وتطلعاتهم والاستجابة لها على النحو الملائم. وتحرص صافولا وتعمل دوماً لإحداث توازن بين توقعات ومطالب المستثمرين سواءً مؤسسات أو مساهمين أو أفراد لضمان وجود معاملة عادلة ومنصفة لجميع المساهمين ودون تمييز بينهم. |
ج) أعضاء مجلس الإدارة والمديرين والموظفين:
| تلتزم مجموعة صافولا بمعاملة أفرادها (أعضاء مجلس الإدارة والموظفين) بنزاهة وتوفير فرص متساوية لجميع العاملين ضمن السياسات المعمول بها للتوظيف، بما في ذلك التعيين والتعويض والتطوير المهني والترقيات دون تمييز. ويؤمن مجلس إدارة صافولا بتوفير ظروف عمل آمنة وصحية، واحترام حقوق الإنسان واحترام حقوق الموظفين. ويتوقع مجلس إدارة صافولا من موظفيه الإفصاح دون تردد عندما يرون انحرافات ومخالفات أخلاقية في ضوء سياسة الإبلاغ عن الممارسات المخالفة المعتمدة من قبل مجلس الإدارة (Whistleblowing Policy). كما يجب على أعضاء مجلس الإدارة أن يدركوا أهمية دعم الموظفين والتزامهم بتمكين صافولا من تحقيق أهدافها. |
د) العملاء والموردين: | يجب على مجلس الإدارة أن يهتم بفعالية بكيفية تعامل صافولا مع شكاوى العملاء وحلها، ولا يعتمد فقط على الإدارة. كما ينبغي أن يتم التبليغ عن الإحصاءات ذات الصلة والقضايا الرئيسية الناشئة من شكاوى العملاء إلى مجلس الإدارة بصفة دورية. مجموعة صافولا ملتزمة بتوفير المنتجات ذات الجودة العالية والخدمات الممتازة والحلول ذات القيمة المضافة لعملائها وزبائنها، كما تسعى مجموعة صافولا للتعامل مع العملاء والموردين بطريقة أخلاقية وصادقة. وتسعى الشركة أيضا إلى بناء علاقات جيدة مع عملائها ومورديها والمحافظة عليها، والتأكيد على ضمان حماية سرية المعلومات المتعلقة بهم. |
ه) المجتمع:
| إن أفراد ومؤسسات المجتمع العام تتوقع أن تشارك الشركات الوطنية في تنمية المجتمع الذي تعمل فيه من خلال تبني خطط ومبادرات وبرامج للمسئولية الاجتماعية تساهم في تنميته. وينبغي تولي صافولا هذه المبادرات الاجتماعية أهمية خاصة وأن تكون لها كيانات إدارية لاتخاذ القرارات المتعلقة بها وتطويرها وتنميتها. كما تؤمن صافولا بأن الفشل في تفهم قضايا المجتمع ذات الصلة والاستجابة لها بشكل ملائم قد يكون لها عواقب مالية، أو سمعة سيئة، وغيرها من النتائج السلبية على الشركة. ونتيجة لذلك، تلتزم صافولا بالمساهمة في تطوير وتنمية المجتمع في كافة البلدان التي تعمل فيها، واستخدام الموارد بشكل مسؤول للحفاظ على البيئة. ويعطي المجلس أهمية لنظرة المجتمعات للمساعدة التي تقدمها صافولا في مجال الأنشطة الخيرية وغيرها من الأنشطة المجتمعية. |
4) آليات حل النزاعات والشكاوى لأصحاب المصلحة:
في حالة نشوء شكوى أو نزاع بين أصحاب المصالح ومجموعة صافولا باستثناء الموظفين، يجب على أصحاب المصالح الاتصال بأمين سر مجلس إدارة صافولا أو أي شخص آخر مختص تحدده الشركة. وبمجرد إخطار أمين سر المجلس أو الشخص المختص، سيقوم بإحالة الموضوع إلى لجنة المراجعة بالمجموعة للتوجيه بخصوص النزاع أو الشكوى، ويتم اتخاذ الإجراءات والقرارات المناسبة بهذا الخصوص، وعلى لجنة المراجعة أن تتأكد بأنه قد تم معالجة الأمر من قبل إدارة الشركة باتخاذ الإجراءات التصحيحية اللازمة أو التوصية من أجل حل المشكلة بطريقة مناسبة تضمن تحقيقات وإجراءات عادلة، وللشركة تطوير سياسة أو إجراءات إضافية تفصيلية بجانب هذه السياسة لضمان فاعلية التنفيذ.
وفي حال نشوء نزاع بين صافولا وأي من موظفيها، تقوم لجنة التظلمات التي أنشأتها صافولا لهذا الغرض بمعالجة جميع الحالات بما يتفق مع سياسة وإجراءات تظلمات العاملين الموجودة لدى الشركة بجانب هذه السياسة لضمان فاعلية التنفيذ. وعندما لا يكون القرار مرضيا للطرفين المعنيين، يمكن إحالة القضية إلى لجنة المكافآت والترشيحات بالمجموعة. كما تراعي اللجنة عند إجراء التحريات والتحقيقات اللازمة حالات تعارض المصالح وتجنبها، في ضوء السياسة الموجودة للتظلمات وآليات التصعيد داخل المجموعة.
5) مراجعة وتعديل هذه السياسة
ولضمان عمل صافولا بطريقة تتسق مع هذه السياسة، سيقوم مجلس الإدارة بإجراء مراجعة وتقييم دوري لفعالية وكفاءة هذه السياسة والعمل بموجبها وتعديلها عند الحاجة.
2) الإبلاغ عن الممارسات المخالفة:
على مجلس الإدارة – بناءً على اقتراح لجنة المراجعة – وضع ما يلزم من سياسات أو إجراءات يتبعها أصحاب المصالح بما فيهم العاملين في تقديم شكاويهم أو الإبلاغ عن الممارسات المخالفة، مع مراعاة ما ورد في المادة (84) من لائحة حوكمة الشركات الصادرة عن هيئة السوق المالية ([1]).
3) سياسة تحفيز ومكافأة العاملين:
تحرص مجموعة صافولا على تحفيز عامليها ومعاملتهم بعدالة في ضوء هذه السياسة وسياسات الموارد البشرية التي تتبناها والتي تضمن للموظف آلية للتطوير والترقي دون تمييز أو تحيز. حيث تضع الشركة برامج تطوير وتحفيز المشاركة والأداء للعاملين بها، وفي ضوء ذلك تقوم لجنة المكافآت والترشيحات بالشركة بمراجعة سلم الرواتب المحدد لجميع الموظفين وكبار التنفيذيين وبرنامج وخطط الحوافز بشكل مستمر واعتمادها وذلك بناء على توصية من الإدارة التنفيذية وبما لا يتعارض مع نظام العمل والعمال وأي أنظمة سارية في هذا الخصوص، وتشتمل سياسة وبرامج تحفيز ومكافآت العاملين بما فيهم الإدارة التنفيذية على ما يلي:
- راتب أساس (يتم دفعه في نهاية كل شهر ميلادي وبصفة شهرية)؛
- وبدلات تشتمل، على سبيل المثال لا الحصر، بدل سكن، وبدل مواصلات، وبدل تعليم للأبناء، وبدل هاتف (حسب الدرجات الوظيفية التي تحددها سياسة الموارد البشرية الداخلية المتبعة)؛
- مزايا تأمين طبي للموظف ولعائلته،
- سياسة تأمين على الحياة (تشمل إصابات العمل والعجز الجزئي والكلي والوفاة اثناء العمل)
- مكافأة سنوية مرتبطة بمؤشرات الأداء وفقاً للتقييم السنوي الذي يتم بهذا الخصوص.
- الخطط التحفيزية قصيرة الأجل المرتبطة بالأداء الاستثنائي، والخطط التحفيزية طويلة الأجل مثل برامج خيارات الأسهم (متى وجدت) والتي تتبناها الشركة في ضوء نظامها الأساس والأنظمة السارية ذات العلاقة؛
- مزايا أخرى تشمل على سبيل المثال لا الحصر، إجازة سنوية، وتذاكر سفر سنوية، خدمات المطارات التنفيذية لفريق الإدارة التنفيذية. ومكافأة نهاية الخدمة حسب نظام العمل وسياسة الموارد البشرية المعتمدة من قبل الشركة.
- برنامج خاص بقروض مساكن الموظفين في ضوء السياسة الداخلية المعتمدة بهذا الخصوص.
- يتم اعتماد الخطط والبرامج والموجهات العامة لمكافآت كبار التنفيذيين من قبل لجنة لمكافآت والترشيحات.
- يقوم الرئيس التنفيذي بتنفيذ سياسة المكافآت للموظفين وكبار التنفيذيين في ضوء الخطط والبرامج والموجهات العامة التي تقرها اللجنة.
[1] تم اعتماد سياسة وإجراءات الإبلاغ عن الممارسات المخالفة من قبل مجلس الإدارة في اجتماعه بتاريخ 2/11/2017م.
نُرحّب بتواصلك معنا في أي وقت!
